Come scrivere email efficaci

scrivere-email-efficaciCome scrivere email efficaci

Come fare in modo che le persone leggano e reagiscano ai tuoi messaggi.
Le email sono uno strumento largamente usato per la comunicazione lavorativa. Ma nel 2013 un sondaggio di Sendmail INC. ha scoperto che questo strumento, ha causato tensione, confusione o altre conseguenze negative per il 64% dei professionisti al lavoro.

Come facciamo quindi a scrivere email che ci evitino questi problemi?
E come facciamo a ottenere attraverso l’email i risultati che ti aspettiamo?

Questo articolo spiega alcune strategie che possiamo usare per assicurarci che l’uso delle email sia chiaro efficace e di successo.

Scrivere email efficaci

Negli Stati Uniti d’America, ogni lavoratore riceve circa 80(In italia circa 30) email ogni giorno.
Con un simile volume di posta, i messaggi virtuali potrebbero essere facilmente sbagliati o mal interpretati per mancanza di attenzione in chi li scrive.
Quindi:

  1. Non sovraccaricate i messaggi di posta
  2. Fate buon uso del campo oggetto
  3. Tenete i messaggi chiari e concisi
  4. Siate sempre educati
  5. Controllate il tono
  6. Controllate gli errori grammaticali

1. Non sovraccaricate le email

Una delle più grandi fonti di stress al lavoro è l’incredibile volume di email che le persone ricevono, quindi se iniziate a scrivere un’email la prima domanda da farvi è: “E’ veramente necessario?”

A volte le email non sono così sicure come si pensa che siano, particolarmente, quando, alcune persone girano semplicemente i messaggi email senza pensare a cancellare lo storico delle conversazioni precedenti.

Quindi per scrivere email efficaci, evitate di condividere informazioni personali o dati sensibili nelle vostre conversazioni.
Non scrivete nulla che voi o il soggetto a cui inviate l’email non vogliate vedere stampato e appuntato sulla bacheca dell’ufficio.

Quando possibile date le cattive notizie sempre in prima persona.

Questo vi aiuterà a comunicare con empatia, compassione, e comprensione e a fare anche ammenda nel caso il vostro messaggio sia stato recepito nel peggiore dei modi.

campo-oggetto email

2. Fate buon uso del campo Oggetto

Il Titolo di un articolo di giornale ha due funzioni: la prima è di attrarre l’attenzione, la seconda è di riassumere l’articolo. Così da poter decidere se vogliamo leggerlo oppure no.
Una email con il soggetto in bianco potrebbe essere sottovalutata oppure anche ignorata.
Oppure rigettata come se fosse spam.
Quindi per scrivere email efficaci, sempre scrivere alcune parole ben scelte per riassumere il contenuto della email per il vostro interlocutore.

Potresti voler includere la data nell’oggetto della tua email se per esempio si tratta di un qualcosa che invii su base regolare, come un report settimanale per un progetto o lavoro.

Per un messaggio ché ha bisogno di una risposta potreste pensare di aggiungere una call to action, Come per esempio: “Per favore rispondi entro il 7 novembre”.

Un campo oggetto ben scritto come quello qui sotto, invia tutte le informazioni importanti, senza che il destinatario debba neppure aprire l’email.
Questo serve come nota al destinatario per ricordarsi di una riunione, ogni volta che guarda la Sua posta in arrivo.

Cattivo Esempio
Oggetto: Riunione
Buon esempio
Oggetto: Riunione del personale – ore 10 Febbario 15 2016

Se avete un messaggio veramente molto corto da inviare potete inserire il suffisso testo EOM che significa end of message(Ovviamente questo funziona solo se il destinatario sa che cosa significhi EOM)

ESEMPIO
Oggetto: Puoi inviarmi il report Sinistri di Febbraio? Grazie! EOM

3.Tenete i messaggi chiari e concisi

Le email come le lettere professionali hanno bisogno di essere sempre chiare e concise.
Mantieni le tue email sempre brevi e non girare intorno al punto.
Il corpo delle email dovrebbe essere sempre informativo e diretto, e dovrebbe sempre contenere delle informazioni pertinenti.

Diversamente dalle lettere tradizionali comunque, Inviare email non ha alcun costo. Invece ha un certo costo inviarne soltanto una.

Quindi per scrivere email efficaci, se avete bisogno di comunicare con qualcuno riguardo a svariati argomenti.
Considerate l’idea di scrivere un’email separata per ognuno di essi.
Questo rende i vostri messaggi più chiari e permette e al vostro corrispondente di rispondere ad un argomento per volta.

Cattivo esempio
Oggetto: Revisione Report Vendite
Ciao Franca,
grazie per aver mandato il report della settimana scorsa.
L’ho letto ieri e mi sembra che il capitolo 2 abbia bisogno di più specifiche informazioni riguardo le vendite.Mi sembra che il tono potrebbe essere più formale.
Inoltre volevo informarti che ho fissato una riunione con il Dipartimento di marketing per venerdì riguardo alle nuove campagne.
E’ Venerdì alle 11:00 di mattina e sarà effettuata all’interno della sala riunioni più piccola.Per favore fammi sapere se ce la fai per quell’ora.

Grazie Roberta

Buon Esempio
Oggetto: Revisione Report Vendite
Ciao Franca,
grazie per aver mandato il report della settimana scorsa.
L’ho letto ieri e mi sembra che il capitolo 2 abbia bisogno di più specifiche informazioni riguardo le vendite.

Inoltre mi sembra che il tono potrebbe essere più formale.
Potresti aggiustarlo con queste correzioni in mente ?

Grazie per il duro lavoro.

Grazie Roberta
(Poi Roberta invia un’altra email per informare Franca della Riunione)

E’ importante trovare l’equilibrio qui. Non dovete bombardare di email una persona.
E ha senso combinare diversi punti relazionati tra loro in una sola email.
Quando questo accade mantieni le cose semplici:
– Usando elenchi puntati oppure elenchi numerati.

– Considera di raggruppare tutte le informazioni relative ad un argomento in blocchi di testo ben organizzati per renderli più semplici da digerire.

Notare anche che nell’esempio buono Roberta specifica ciò vuole che Franca faccia(In questo caso: correggere il report)
Se rendete semplice per una persona capire quello che volete che faccia, c’è una chance in in più che lo faccia effettivamente :) .

4. Siate sempre educati

La gente spesso pensa che le email possono essere meno formali delle lettere convenzionali.
Ma i messaggi che mandate sono un riflesso della vostra stessa professionalità, valore e attenzione ai dettagli, quindi, un certo livello di professionalità è d’obbligo.

A meno che non siate in buoni rapporti di amicizia con qualcuno evitate l’informalità nelle email.
Evitate anche termini slang o gergali o abbreviazioni inappropriate.

Le emoticons sono sempre molto utili per chiarificare i vostri intenti, ma è meglio usarle sempre solo con persone che conoscete bene.

Chiudete sempre i vostri messaggi con un saluto formale, come: “Cordiali Saluti” “Rispetti” o “Cordialmente” a seconda delle situazioni.

Quindi per scrivere email efficaci, ricordate che il vostro destinatario potrebbe decidere di stampare la vostra email e condividerla con i suoi colleghi.

5. Controllate il tono

Quando incontriamo le persone faccia a faccia, usiamo con esse il linguaggio del corpo, il tono vocale e le espressioni facciali per modulare ciò che diciamo e per assicurarci come loro si sentano di fronte a noi.

La scelta delle vostre parole, la lunghezza delle frasi, la punteggiatura, le lettere Maiuscole potrebbero facilmente fare in modo che il messaggio venga mal interpretato dal vostro interlocutore, senza un segnale visivo o auditivo.

Nel primo esempio qui sotto Emma può pensare che Enrico, sia arrabbiato o frustrato ma in realtà è tutto ok.

Cattivo esempio
Emma,
ho bisogno del report per le 5:00 di oggi o mancherò la mia deadline.Enrico
Buon Esempio
Ciao Emma,
Grazie per il lavoro che stai svolgendo sul Report.
Potresti per favore inviarmelo entro le 5 così che non manchi la mia deadline?

Grazie Mille
Enrico

6. Controllate gli errori grammaticali

Ok prima di cliccare invia, prendete un momento per revisionare la vostra email su:

  • spelling
  • grammatica
  • punteggiatura

Per scrivere email efficaci, ricordate che i messaggi email sono parte della vostra immagine professionale, come i vestiti che indossate.
Quindi non è bello inviare messaggi che contengono refusi.
Mentre la correggete, portate grande attenzione alla lunghezza della vostra email.
Le persone preferiscono leggere email concise e corte, piuttosto che lunghe e confuse.
Quindi fate in modo che le Vostre email siano sempre corte il più possibile, ma non escludano nessuna informazione.



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